Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Diese Hinweise informieren über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Nutzung der Website www.autira.de, bei geschäftlicher Kontaktaufnahme und bei einer gesondert vereinbarten kostenlosen Designpartner-Erprobung. AUTIRA ist noch in Entwicklung. Die Designpartner-Erprobung dient ausschließlich der Entwicklung und Validierung mit synthetischen Patienten- und Termindaten. Berufliche Kontaktdaten und Zugangsdaten teilnehmender Praxisnutzer können personenbezogen sein. Ein produktiver Betrieb mit echten Patientendaten oder Patientenbenachrichtigungen ist nicht Bestandteil dieser Phase.

Die nachfolgenden Angaben betreffen Verarbeitungen, für die AUTIRA selbst verantwortlich ist. Soweit einzelne Daten im Auftrag einer Praxis verarbeitet werden, richtet sich die Verantwortung nach dem jeweiligen Verarbeitungsvorgang und der gesonderten vertraglichen Regelung.

2. Aufruf der öffentlichen Website

Bei Aufruf der Website werden zur Übermittlung der Inhalte Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und technische Antwortinformationen. Die Website wird auf Infrastruktur der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben.

Die statischen Website-Seiten enthalten keine Werbe- oder Analysewerkzeuge, kein Kontaktformular, keine extern eingebundenen Schriftarten und keine fremden Skripte. Die statischen Seiten selbst setzen keine Cookies und speichern keine Ansichtspräferenzen im Browser. Wenn Sie bereits im geschützten Staff-Bereich angemeldet sind, kann das für die Domain geltende Sitzungscookie auch beim Aufruf öffentlicher Seiten an den Server übermittelt werden.

Die Verarbeitung zur Bereitstellung, Fehleranalyse und Absicherung der Website erfolgt, soweit AUTIRA hierfür verantwortlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Berechtigte Interessen sind ein funktionsfähiger und sicherer Dienst, die Abwehr missbräuchlicher Zugriffe und die Fehlerbehebung.

3. Hosting sowie Sicherheits- und Betriebsprotokolle

Für die Bereitstellung betreibt AUTIRA Anwendungs- und Datenbankdienste auf Servern der Hetzner Online GmbH. Zur Funktionskontrolle und Sicherheit werden verschiedene Protokolle verarbeitet. Dazu können IP-Adressen, angeforderte URLs einschließlich Suchparametern, Zeitpunkte, Statuscodes, Antwortzeiten und technische Fehlerangaben gehören. Fehlermeldungen können im Einzelfall personenbezogene Angaben enthalten. Eine Verwendung für Werbezwecke findet nicht statt.

Für PostgreSQL-Serverprotokolle ist eine Rotation und Bereinigung nach sieben Tagen eingerichtet und im privaten Betrieb nachgewiesen. Andere Protokolle unterliegen unterschiedlichen, unter anderem größen- und rotationsabhängigen Aufbewahrungsmechanismen. Systemprotokolle werden regelmäßig rotiert; bei selten beschriebenen Dateien lässt sich daraus jedoch keine taggenaue Löschfrist ableiten. AUTIRA überprüft ältere rotierte Systemlogdateien monatlich und lässt nicht mehr benötigte Bestände nach einem kontrollierten Verfahren bereinigen. Erforderliche Protokolle können bei konkreten Sicherheitsvorfällen aus dokumentierten Gründen länger aufbewahrt werden. Eine einheitliche feste Löschdauer für sämtliche Protokolle wird nicht zugesagt.

Die Verarbeitung für Fehlerdiagnose und IT-Sicherheit beruht im Verantwortungsbereich von AUTIRA insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Soweit gesetzliche Dokumentations- oder Aufbewahrungspflichten bestehen, kommt Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO hinzu.

4. Kontaktaufnahme per E-Mail und Fax

Wenn Sie sich per E-Mail oder über den im Impressum angegebenen Faxanschluss an AUTIRA wenden, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben, den Inhalt und die zur Bearbeitung erforderlichen Kommunikations- und Übermittlungsdaten. Dies erfolgt zur Beantwortung von Anfragen, zur Geschäftsanbahnung, zur Vertragsverwaltung und gegebenenfalls zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.

Die Verarbeitung erfolgt je nach Anlass auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO (geschäftliche Kommunikation), gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO bei Verträgen mit der betroffenen natürlichen Person sowie Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO für einschlägige gesetzliche Pflichten. Bei Praxisbeschäftigten ist der Vertrag mit der Praxis nicht automatisch eine Rechtsgrundlage nach Buchst. b für die Beschäftigten selbst.

Die geschäftliche E-Mail-Kommunikation erfolgt über den gebuchten INWX-Mail-Starter-Dienst mit Mailservern unter webspace.bz. Für Faxnachrichten an 030 13881542 nutzen wir Simple-Fax der simple Communication GmbH. Eingehende Faxdokumente werden im Simple-Fax-Posteingang bereitgestellt und über Fax-to-Mail an ein dafür eingerichtetes geschäftliches Postfach übermittelt. Damit können sowohl im Anbieterportal als auch im E-Mail-Postfach Kopien entstehen. Weitere Empfänger sind die für die Bearbeitung berechtigten Personen und erforderliche technische Dienstleister.

Bitte senden Sie über diese allgemeinen Kontaktwege keine echten Patientendaten oder medizinischen Unterlagen.

5. Geschützter Staff-Bereich und Praxisnutzer

AUTIRA stellt ausgewählten Zahnarztpraxen eine kostenlose, nicht produktive Testumgebung bereit. Den ersten Praxisadministrator legt AUTIRA an; berechtigte Praxisadministratoren können weitere individuelle Nutzerkonten innerhalb ihrer Praxis einrichten. Eine öffentliche Selbstregistrierung gibt es nicht.

Für die Konten können insbesondere die berufliche E-Mail-Adresse, Vor- und Nachname, Praxiszuordnung, Rolle, Kontostatus, ein optionales Profilbild und technische Authentifizierungsdaten verarbeitet werden. Die Daten dienen der Bereitstellung und Verwaltung der berechtigten Testzugänge, der Zuordnung zur jeweiligen Praxis und der sicheren Anwendung. Kontaktdaten können direkt bei Nutzern oder über die jeweilige Praxis erhoben werden.

Für eigene Geschäftskommunikation, Vertragsadministration und eigene Sicherheitszwecke kommt eine eigenständige Verantwortlichkeit von AUTIRA in Betracht. Die Praxis entscheidet über die Auswahl und Berechtigung weiterer Praxisnutzer. Soweit AUTIRA personenbezogene Daten für Zwecke der Praxis nach deren Weisung verarbeitet, ist die hierfür erforderliche Auftragsverarbeitungsvereinbarung vor der betreffenden Verarbeitung abzuschließen. Die Zuordnung erfolgt jeweils nach dem konkreten Zweck; für Daten, deren Verarbeitung die Praxis eigenständig verantwortet, bleibt deren Informationspflicht unberührt.

6. Sitzungscookie und Browserspeicher

Im Staff-Bereich wird das Sitzungscookie __Host-autira_session für die sichere Anmeldung und Zugriffsprüfung verwendet. Es ist auf die Website-Domain und den Pfad / beschränkt und wird mit HttpOnly, Secure und SameSite=Strict gesetzt. Es hat kein dauerhaftes browserseitiges Ablaufdatum. Serverseitig endet die reguläre Berechtigung nach 120 Minuten Inaktivität beziehungsweise spätestens zwölf Stunden. Abgelaufene oder widerrufene Sitzungsdatensätze werden zusätzlich durch einen automatischen Bereinigungsprozess entfernt. Diese Zeitgrenzen sind nicht mit einer sofortigen Löschung sämtlicher Sicherungskopien gleichzusetzen.

Im geschützten Bereich werden technische Informationen im lokalen Browserspeicher verwendet, um Anmelde- und Abmeldevorgänge über mehrere Browser-Tabs zu koordinieren. Die vier optionalen Ansichtsmodi werden ausschließlich im flüchtigen Anwendungszustand verwaltet und nicht dauerhaft im lokalen Browserspeicher gespeichert. Patienten- oder Rückrufaufgaben werden nicht dauerhaft in localStorage abgelegt; entsprechende Aufgaben im Arbeitsspeicher werden bei Anmelde- und Abmeldewechseln bereinigt.

Die für die Anmeldung und sichere Abmeldung unbedingt erforderlichen Cookie- und Speicherzugriffe werden zur Bereitstellung des ausdrücklich gewünschten geschützten Dienstes eingesetzt. Nicht notwendige dauerhafte Speicherzugriffe sollen nicht ohne entsprechende rechtliche Grundlage erfolgen.

7. Grenzen der Designpartner-Erprobung

In der Testumgebung dürfen ausschließlich vollständig synthetische, frei erfundene Patienten- und Termindaten verwendet werden. Echte oder nur pseudonymisierte Patientendaten sind nicht zulässig. Die Testumgebung ist nicht für tatsächliche Patientenversorgung oder produktive Benachrichtigungen vorgesehen. AUTIRA kennzeichnet die entsprechende Testumgebung im geschützten Bereich. Technische und organisatorische Hinweise können jedoch nicht jeden versehentlichen Eintrag personenbezogener Daten automatisch erkennen.

Sollten versehentlich echte Patientendaten eingegeben werden, wird der Vorgang nach einem dafür vorgesehenen Verfahren geprüft und erforderlichenfalls eingegrenzt oder bereinigt. Gesetzliche Informations- und Meldepflichten bleiben unberührt.

8. Empfänger und etwaige Übermittlungen in Drittländer

Für das Hosting und die Datensicherung nutzt AUTIRA Produkte der Hetzner Online GmbH, insbesondere Cloud-Server, deren Serverbackup-Funktionen und Objektspeicher für die Datenbanksicherung. Für Geschäftskommunikation kommen der in Abschnitt 4 genannte E-Mail-Dienst und simple Communication GmbH (Simple-Fax) sowie erforderliche technische Unterauftragnehmer in Betracht. Technisch notwendige Dienste für DNS-Verwaltung und TLS-Zertifikate sind davon zu unterscheiden.

Welche konkreten Empfänger, Unterauftragnehmer und etwaige Zugriffe außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums relevant sind, richtet sich nach den tatsächlich eingesetzten Produkten und vertraglichen Regelungen. Eine generelle Zusage, dass sämtliche Zugriffe ausschließlich aus Deutschland oder dem EWR erfolgen, wird nicht abgegeben.

9. Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nur so lange verarbeitet, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder einschlägige gesetzliche Pflichten eine weitere Aufbewahrung verlangen. Die Aufbewahrung hängt von der Datenart und dem jeweiligen Anlass ab.

Allgemeine geschäftliche Kontaktanfragen per E-Mail und Fax werden nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht, sobald ihre weitere Speicherung nicht mehr erforderlich ist, grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss. AUTIRA prüft hierfür monatlich die relevanten Bereiche des Kontaktpostfachs, einschließlich gesendeter Nachrichten, Fax-PDFs und Papierkorb, und entfernt nicht mehr benötigte Kopien mit den verfügbaren Löschfunktionen. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder eine längere Speicherung aus dokumentierten Gründen erforderlich ist, werden die betreffenden Unterlagen entsprechend aufbewahrt. Die im Postfach gespeicherten Fax-PDFs unterliegen diesen Regeln; die Speicherung im Simple-Fax-Portal sowie technisch erforderliche Sicherungskopien der Dienstleister werden gesondert behandelt. Eine sofortige und vollständige Löschung sämtlicher Anbieter-Backups wird nicht zugesagt. Bei Beendigung der Designpartner-Erprobung werden externe Zugänge gesperrt und aktive synthetische Testdaten nach dem dokumentierten Offboarding-Verfahren behandelt. Echte Nutzer- und Sicherheitsdaten unterliegen den jeweils festgelegten Aufbewahrungs- und Löschkriterien. Bilddateien werden bei einzelnen Account- oder Standortlöschungen nicht ausnahmslos automatisch entfernt; erforderliche Bereinigung erfolgt im dafür festgelegten Offboarding-Verfahren.

Backups dienen der Wiederherstellung nach Ausfällen oder Sicherheitsvorfällen. Die Datenbanksicherung umfasst mehrere Backupgenerationen; für nicht aktuelle Objektversionen im S3-Speicher ist eine zusätzliche Bereinigung nach 14 Tagen eingerichtet. Daneben existieren weitere Sicherungs- und Aufbewahrungsebenen, darunter Serverbackups. Weder die vier Backupgenerationen noch die 14-Tage-Regel für nicht aktuelle Versionen begründen eine pauschale Zusage zur endgültigen Löschung aller Kopien nach einer festen Anzahl von Tagen.

10. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben unter den gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Soweit eine Verarbeitung auf Einwilligung beruht, kann diese mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Gegen Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kann nach Art. 21 DSGVO unter den dort genannten Voraussetzungen Widerspruch eingelegt werden. Wenden Sie sich dafür an kontakt@autira.de.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für den in Berlin ansässigen Anbieter ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit erreichbar unter:

https://www.datenschutz-berlin.de/ueber-uns/kontakt/

11. Spätere Patientendatenverarbeitung

Eine spätere Nutzung mit echten Patientendaten sowie die hierfür vorgesehenen SMS-/E-Mail-Funktionen und sicheren Patientenlinks sind von der hier beschriebenen Designpartner-Erprobung getrennt. Die dafür erforderlichen Vertrags-, Datenschutz- und Sicherheitsinformationen werden vor einer entsprechenden Einführung gesondert festgelegt.